Bewerbermanagementsysteme im Kundentest

RIDO (Recruiting Innovation Day Online, Special Bewerbermanagementsystemde) vom 3.11.:

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Wie sollen Unternehmen mit Bewerbern umgehen? Als Bittsteller oder als "Arbeit", als wertvolle Talente oder "Nuggets"? Wie die "Spreu vom Weizen" trennen?  Was sind die Systeme, die von Unternehmen genutzt werden, um Ihnen bei dieser Arbeit zu helfen?

Früher, als wir alle noch mit Excellisten oder Accessdatenbanken gearbeitet haben, die Bewerbermappen sich links und rechts stapelten, waren wir froh, als es endlich die Bewerbermanagementsysteme gab. Endlich gingen die Bewerbungen nicht mehr in den Fachabteilungen verloren, wir wußten wo sie waren und konnten sie auch verschiedenen Position gleichzeitig zuordnen und damit die offenen Stellen schneller und effizienter besetzten (auch für die Bewerber ein großer Vorteil). Bewerber haben eine zentrale Adresse, über die Sie sich nach und nach nur noch online bewerben können. Da die meiste Zeit beim Erstellen einer Bewerbung bei der intelligenten Formulierung des Anschreibens anfällt, die anderen Unterlagen eher statisch sind, sparten die Bewerber bei der Online Bewerbung nicht nur Zeit sondern auch noch das Porto!

Vergleich: Bewerbermanagementsysteme im Kundentest

Deutschlands Beste Bewerbermanagement Software 2015




Weitere Infos zum ICR E-Recruiting Software Report finden Sie hier

Die Arbeitswelt hat sich durch Fachkräftmangel und demografische Entwicklung allerdings entscheidend geändert und dieser Trend wird sich weiter verschärfen. Statt Bewerbermassen draußen vor dem Tor vorzufinden, werden die Talente durch aufwändige Suchen identifiziert (Stichwort: Active Sourcing, Social Media Recruiting, Info zu ICR Praxis-Intensivseminaren zu dem Thema) und eingeladen sich zu bewerben. Wenn die dann mit einer hohen Festungmauer inkl. Stacheldraht (aka Bewerbermanagementsystem) statt des erwarteten roten Teppichs empfangen werden, drehen Sie gleich wieder um...

Heutzutage ist es daher für viele Unternehmen bereits eine große Herausforderung, Bewerber zu finden und auf das Unternehmen als Arbeitgeber aufmerksam zu machen.  Und dann erwarten diese Bewerber auch noch eine nutzerfreundliche Suchmöglichkeit nach Stellenangeboten auf der Karriereseite des Unternehmens, eine einfache Bewerbungsmöglichkeit und natürlich eine Eingangsbestätigung. Einige Bewerber fragen sogar nach nicht allzu langer Zeit, wie es denn um ihre Bewerbung steht. Das wird heute unter dem Thema Candidate Experience zusammengefaßt und zum Teil auch schon von Unternehmen gemanaged.

Um diesen externen Anforderungen der Bewerber und den internen Anforderungen an die Messung der Prozessqualität gerecht zu werden, nutzen viele Unternehmen bereits seit einiger Zeit Systeme zur Unterstützung des Bewerbermanagements. Obwohl diese Bewerbermanagementsysteme schon seit einigen Jahren am Markt sind und lt. ICR Recruiting Report 2015 von ca. 2/3 der Arbeitgeber auch bereits genutzt wird, ist nur eine Minderheit (24%) der Unternehmen laut Report mit dem verwendeten Bewerbermanagementsystem zufrieden und kann sagen:

"Wir haben ein elektronisches Bewerbermanagementsystem, das unsere Bedürfnisse und die der Bewerber erfüllt".

Größere Unternehmen sind tendenziell dabei deutlich zufriedener als kleinere Unternehmen.

Bewerbermanagement Software Reports 2015

Für diesen Qualitätscheck, den ersten Vergleich seiner Art in Deutschland, befragte das ICR über 10.000 Personaler. 



Mehr als dreihundert Kunden von Bewerbermanagementsystem-Anbietern haben eine Beurteilung über die von ihnen genutzte Lösung zum Management von Bewerbern abgegeben. Darüberhinaus haben Sie im Detail die Funktionalitäten beurteilt und auch deren Wichtigkeit für die tägliche Nutzung angeben. 


Falls Sie Interesse an den Ergebnissen haben - vielleicht wissen möchten, welches das am besten geeignete für Ihre Unternehmensgröße oder Branche ist -, vereinbaren Sie gerne ein persönliches Gespräch mit einer Nachricht an info@competitiverecruiting.de oder rufen Sie an unter 06221-7194007.

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Dann finden Sie hier weitere Informationen und eine Bestellmöglichkeit

Aktuelle Herausforderungen für Bewerbermanagementsysteme

Durch die heutigen Bewerbermanagementsysteme, insbesondere durch die, bei denen Bewerber langwierige Formulare selber ausfüllen müssen, entsteht eine Art von Festung. Die Unternehmen umgeben sich mit einer hohen (Stacheldraht bewehrten) Schutzmauer gegen die anstürmenden Bewerbermassen. Nur ein ganz geringer Prozentsatz schafft es, nach komplizierten Auswahlprozessen, ins Innere der Festung.

Nun wird die Welt sich durch Fachkräftemangel und demografische Entwicklung entscheidend ändern. Statt der Bewerbermassen draußen vor dem Tor, werden die Talente durch aufwändige Suchen identifiziert, genannt Active Sourcing, und eingeladen, sich zu bewerben. Hier haben diejenigen Bewerbermanagementsysteme einen entscheidenden Vorteil, die die aktive Suchmöglichkeit in diversen Sozialen Netzen bereits integrieren können. Wenn die mühevoll gefundenen Bewerber dann mit der hohen Festungsmauer inkl. Stacheldraht statt des erwarteten roten Teppichs empfangen werden, drehen Sie gleich wieder um...


Was ist den Kunden wichtig bei den genutzten Lösungen für Bewerbermanagementsysteme?



Quelle: ICR Bewerbermanagement Software Report 2014, 650+ Teilnehmer, Skala: 1= sehr wichtig - 4 unwichtig.


Für Kunden steht die Nutzerfreundlichkeit für Recruiter an erster Stelle der wichtigen Funktionen bei einer Bewerbermanagementsoftware, gefolgt von den Kommunikationsmöglichkeiten mit den Bewerbern und dem Management des Bewerbereingangs. Am Ende der Wichtigkeitsskala stehen Test-/Auswahlverfahren für Bewerber, integrierte Interviewführung und die Suche von potentiellen Kandidaten in externen Quellen.

Wie beurteilen die Kunden die Funktionen in ihren Bewerbermanagement-Lösungen?


Quelle: ICR Bewerbermanagement Software Report 2014, 650+ Teilnehmer, Skala: 1= sehr unzufrieden - 4 sehr zufrieden.

Bei den angebotenen Funktionen sind die Kunden im Durchschnitt zufrieden mit dem Management des Bewerbungseingangs, der Pflege - und Verwaltung von Bewerberdaten und den Veröffentlichungsmöglichkeiten auf der eigenen Karrierewebseite. Die Pflicht wäre also geschafft!

Mit welchen Funktionen sind die Kunden unzufrieden?



Quelle: ICR Bewerbermanagement Software Report 2014, 650+ Teilnehmer, Skala: 1= sehr unzufrieden - 4 sehr zufrieden.

Am Ende der Zufriedensheitsskala steht die Suche von potentiellen Kandidaten in externen Quellen. Auch die - eigentlich zur Pflicht zählenden - Bereitstellung von Controlling Kennzahlen läßt noch viele Wünsche offen. Ebenso wünschen sich die Kunden noch die Nutzung eines Talentpools im System.

Weitere Ergebnisse

Weitere Ergebnisse, insbesondere zum Abschneiden der einzelnen Bewerbermanagementsysteme im Detail, einem Ranking der besten und Einzelrankings in den Kategorien nach Unternehmensgrößen und Branchen finden Sie im ICR Bewerbermanagement Software Report 2014 ab Oktober 2014 (Vorstellung auf der Zukunft Personal)

TIPPS ZUR AUSWAHL UND NUTZUNG VON BEWERBERMANAGEMENTSYSTEMEN

1. Haben Sie einen sinnvoll strukturierten Recruitingprozess?

Kein Bewerbermanagementsystem kann das leisten, was Sie wollen, wenn Sie nicht wissen, was und wie Sie es wollen.

2. Hat das Bewerbermanagementsystem mind. 80 % der von Ihnen gewünschten Funktionen?

100 % sind unrealistisch. Zu große Anpassung birgt Gefahren. Können Sie die gewünschten Reports ziehen? Können sie es mit dem HRIS integrieren?
Dürfen Sie das auch ?

3. Hat der Anbieter andere Kunden in Ihrer Größe?

Stehen diese als Referenz oder für einen Austausch zur Verfügung? Lief die Implementierung reibungslos oder läuft der Betrieb ohne Probleme?

4. Wie ist die Vision des Anbieters?

Da Sie auch in Zukunft mit einem Marktführer arbeiten wollen, kann er das leisten?

5. Kooperation mit Ihrer IT-Abteilung bei Auswahl und Re-Assessment

Wer trifft die Entscheidungen in Ihrem Unternehmen? Sie als Fachabteilung oder die IT-Abteilung?

6. Hören Sie auf die Nutzer!

Käufer und tatsächliche Nutzer eines Bewerbermanagementsystems fallen oft auseinander. Nutzer- und Bedienerfreundlichkeit sind kritische Punkte beim Erfolg eines Bewerbermanagementsystems.

7. Change Management
Die Einführung von neuen Prozessen oder Systemen bedarf der extensiven Unterstützung durch ein effektives Change Management wenn es ein Erfolg werden soll.



Goldene Toren und rote Teppiche


Die Festungen müssen nicht unbedingt geschliffen werden. Zur effektiven Prozesssteuerung werden sie weiter benötigt. Wenn sie aber ergänzt werden durch "goldene Tore, die mit einem bestimmten Zauber belegt sind" oder " virtuelle rote Teppiche", dann ist die Gratwanderung geschafft.

Wie kann so ein Goldenes Tor aussehen? Zunächst einmal geht es um Einfachheit und Entbürokratisierung. So sollte das Bewerbermanagement das Hochladen eines Lebenslaufes mit einem dazugehörigen Anschreiben ermöglichen. Diese beiden Dateien sollten dann durch eine Softwaremöglichkeit (genannt Parsing) durchsucht und die relevanten Daten automatisch auf die entsprechenden Felder der Onlinebewerbung zugeordnet werden. Je nach Güte der Software muß der Bewerber dies noch einmal kurz kontrollieren und ggf. verbessern. Das war dann aber auch schon der Hauptteil der Bürokratie! Jetzt kommt das "Goldene Tor", das mit einem bestimmten Zauber belegt ist. Es besteht in der simplen, aber hochinteressanten, freiwillig zu beantwortenden Frage:


"Was sind nach Ihrer Meinung die drei größten Herausforderungen für die Position und wie würdenSie  diese angehen?"

Die Beantwortung dieser Frage erfüllt zwei Zwecke:

1. Der Bewerber sieht, daß sein "Gehirn gefragt ist" und daß er seine Persönlichkeit und Kompetenz einbringen kann.
2. Der Recruiter kann, bei guter Kenntnis des Stellenprofils, viel leichter die Entscheidung treffen, welchen der motivierten Kandidaten er dem einstellenden Manager vorschlägt.

Der Zugang wird durch das Parsing leicht gemacht und wer sich des "Zaubers" würdig erweist, dem wird der rote Teppich in Form einer bevorzugten Behandlung und eines zügigen Einstellungsverfahrens ausgerollt, damit er/sie nicht im weiteren Prozeß verloren geht.
Diese Lösung ist relativ einfach und schnell auch in bestehende Bewerbermanagementsysteme einzubauen und sollte eine große Wirkung haben.