Bewerbermanagementsysteme im Kundentest

Wie sollen Unternehmen mit Bewerbern umgehen? Als Bittsteller oder als "Arbeit", als wertvolle Talente oder "Nuggets"? Wie die "Spreu vom Weizen" trennen?  Was sind die Systeme, die von Unternehmen genutzt werden, um Ihnen bei dieser Arbeit zu helfen?

Früher, als wir alle noch mit Excellisten oder Accessdatenbanken gearbeitet haben, die Bewerbermappen sich links und rechts stapelten, waren wir froh, als es endlich die Bewerbermanagementsysteme gab. Endlich gingen die Bewerbungen nicht mehr in den Fachabteilungen verloren, wir wußten wo sie waren und konnten sie auch verschiedenen Position gleichzeitig zuordnen und damit die offenen Stellen schneller und effizienter besetzten (auch für die Bewerber ein großer Vorteil). Bewerber haben eine zentrale Adresse, über die Sie sich nach und nach nur noch online bewerben können. Da die meiste Zeit beim Erstellen einer Bewerbung bei der intelligenten Formulierung des Anschreibens anfällt, die anderen Unterlagen eher statisch sind, sparten die Bewerber bei der Online Bewerbung nicht nur Zeit sondern auch noch das Porto!

Die Arbeitswelt hat sich durch Fachkräftmangel und demografische Entwicklung allerdings entscheidend geändert und dieser Trend wird sich weiter verschärfen. Statt Bewerbermassen draußen vor dem Tor vorzufinden, werden die Talente durch aufwändige Suchen identifiziert (Stichwort: Social Media Recruiting, Info zu ICR Praxis-Intensivseminaren zu dem Thema) und eingeladen sich zu bewerben. Wenn die dann mit einer hohen Festungmauer inkl. Stacheldraht (aka Bewerbermanagementsystem) statt des erwarteten roten Teppichs empfangen werden, drehen Sie gleich wieder um...

Heutzutage ist es daher für viele Unternehmen bereits eine große Herausforderung, Bewerber zu finden und auf das Unternehmen als Arbeitgeber aufmerksam zu machen.  Und dann erwarten diese Bewerber auch noch eine nutzerfreundliche Suchmöglichkeit nach Stellenangeboten auf der Karriereseite des Unternehmens, eine einfache Bewerbungsmöglichkeit und natürlich eine Eingangsbestätigung. Einige Bewerber fragen sogar nach nicht allzu langer Zeit, wie es denn um ihre Bewerbung steht.

Um diesen externen Anforderungen der Bewerber und den internen Anforderungen an die Messung der Prozessqualität gerecht zu werden, nutzen viele Unternehmen bereits seit einiger Zeit Systeme zur Unterstützung des Bewerbermanagements. Obwohl diese Bewerbermanagementsysteme schon seit einigen Jahren am Markt sind, ist lt. ICR Recruiting Report 2011 nur eine Minderheit (17%) der teilnehmenden Unternehmen mit dem verwendeten Bewerbermanagementsystem zufrieden und kann sagen: wir haben ein elektronisches Bewerbermanagementsystem, das unsere Bedürfnisse und die der Bewerber erfüllt. Größere Unternehmen sind tendenziell dabei deutlich zufriedener als kleinere Unternehmen.

Welche Systeme werden bei den Unternehmen eingesetzt und wie zufrieden sind die Unternehmen mit den genutzten Systemen?

Diese Frage hat das ICR u.a. im Recruiting Report 2011, durchgeführt Jahr 2011 unter mehr als 8000 Personalern in Deutschland, gestellt und die folgenden Antworten erhalten:

Welche Systeme werden bei den Unternehmen eingesetzt?

Zur Verwaltung von Bewerbern werden sehr viele unterschiedliche Verfahrensweisen verwendet. Die Liste der Nutzung (in % aller Antworten, n= 195) wird 2011 angeführt von Accessdatenbanken/Excel- Blättern mit ca. 32% vor der ersten kommerziellen Standardsoftware, SAP E-Recruiting, mit ca. 17 % % Eigenentwicklungen der Unternehmen folgen knapp dahinter mit etwas mehr als 16%. Auf den Plätzen 4 und 5 finden sich Taleo mit 10% und d.vinci mit 5%. Immerhin 5 % der beteiligten Unternehmen nutzen keine Softwarelösung.

Im Vergleich zu 2010 nimmt die Verwendung von Accessdatenbanken/Excel- Blättern ab zugunsten von Standardsoftware, insbesondere SAP und Taleo. Hierbei zeigt sich eine langsame Weiterentwicklung des Recruitment-Marktes von der Zersplitterung der Lösungen hin zu (modifizierten) Standardlösungen.

Wie zufrieden sind die Unternehmen mit den genutzten Systemen?

Aufgrund der starken Zersplitterung des Marktes werden hierbei nur die am häufigsten genutzten Verfahrensweisen betrachtet. Aus der Gesamtzahl der 195 Antworten für diese Frage haben nur sieben die Mindestanzahl von 5 beurteilenden Nutzern erreicht. Die größte Zufriedenheit wurde dabei der Software d.vinci zugemessen, vor den selbstentwickelte Systemen auf Platz 2 und I-Grasp von Stepstone auf Platz 3. Taleo mußte sich mit einem vierten Platz, SAP E-Recruiting mit einem sechsten Platz begnügen. Am unzufriedensten waren die Nutzer der Accessdatenbanken/Excel- Blätter vor denen, die gar keine Softwarelösung haben.

Rangliste beste kommerzielle Bewerbermanagementsysteme 2011 lt. Kundenurteil

Unter Berücksichtigung der Mindestbewertungszahl von 5 und der Beschränkung für den Vergleich auf die angebotenen kommerziellen Lösungen geht bei der Kombination Nutzung und Zufriedenheit (bei gleicher Gewichtung der Kriterien)  d.vinci  als Sieger vor Taleo und SAP E-Recruiting hervor.

Die angebotenen kommerziellen Lösungen für Bewerbermanagementsysteme finden (noch) allerdings nicht die versprochene Zufriedenheit. Weder Taleo, noch Peoplesoft oder SAP können im Jahr 2011 die Nutzer besonders überzeugen. Vielleicht sind nach der ersten Euphorie zu Beginn der Einführung von Bewerbermanagementsystemen die Ansprüche gestiegen?

Aktuelle Herausforderungen für Bewerbermanagementsysteme

Durch die heutigen Bewerbermanagementsysteme, insbesondere durch die, bei denen Bewerber langwierige Formulare selber ausfüllen müssen, entsteht eine Art von Festung. Die Unternehmen umgeben sich mit einer hohen (Stacheldraht bewehrten) Schutzmauer gegen die anstürmenden Bewerbermassen. Nur ein ganz geringer Prozentsatz schafft es, nach komplizierten Auswahlprozessen, ins Innere der Festung.
Nun wird die Welt sich durch Fachkräftemangel und demografische Entwicklung entscheidend ändern. Statt der Bewerbermassen draußen vor dem Tor, werden die Talente durch aufwändige Suchen identifiziert (Social Media Sourcing) und eingeladen, sich zu bewerben. Hier haben diejenigen Bewerbermanagementsysteme einen entscheidenden Vorteil, die die aktive Suchmöglichkeit in diversen Sozialen Netzen bereits integrieren können. Wenn die mühevoll gefundenen Bewerber dann mit der hohen Festungsmauer inkl. Stacheldraht statt des erwarteten roten Teppichs empfangen werden, drehen Sie gleich wieder um...
Was kann man also tun, um nach wie vor die geeigneten von den ungeeigneten effizient zu unterscheiden und die gesuchten Talente nicht schon frühzeitig zu verschrecken?

Goldene Toren und rote Teppiche

Die Festungen müssen nicht unbedingt geschliffen werden. Zur effektiven Prozesssteuerung werden sie weiter benötigt. Wenn sie aber ergänzt werden durch "goldene Tore, die mit einem bestimmten Zauber belegt sind" oder " virtuelle rote Teppiche", dann ist die Gratwanderung geschafft.

Wie kann so ein Goldenes Tor aussehen? Zunächst einmal geht es um Einfachheit und Entbürokratisierung. So sollte das Bewerbermanagement das Hochladen eines Lebenslaufes mit einem dazugehörigen Anschreiben ermöglichen. Diese beiden Dateien sollten dann durch eine Softwaremöglichkeit (genannt Parsing) durchsucht und die relevanten Daten automatisch auf die entsprechenden Felder der Onlinebewerbung zugeordnet werden. Je nach Güte der Software muß der Bewerber dies noch einmal kurz kontrollieren und ggf. verbessern. Das war dann aber auch schon der Hauptteil der Bürokratie! Jetzt kommt das "Goldene Tor", das mit einem bestimmten Zauber belegt ist. Es besteht in der simplen, aber hochinteressanten, freiwillig zu beantwortenden Frage:

"Was sind nach Ihrer Meinung die drei größten Herausforderungen für die Position und wie würdenSie  diese angehen?"

Die Beantwortung dieser Frage erfüllt zwei Zwecke:

1. Der Bewerber sieht, daß sein "Gehirn gefragt ist" und daß er seine Persönlichkeit und Kompetenz einbringen kann.
2. Der Recruiter kann, bei guter Kenntnis des Stellenprofils, viel leichter die Entscheidung treffen, welchen der motivierten Kandidaten er dem einstellenden Manager vorschlägt.

Der Zugang wird durch das Parsing leicht gemacht und wer sich des "Zaubers" würdig erweist, dem wird der rote Teppich in Form einer bevorzugten Behandlung und eines zügigen Einstellungsverfahrens ausgerollt, damit er/sie nicht im weiteren Prozeß verloren geht.
Diese Lösung ist relativ einfach und schnell auch in bestehende Bewerbermanagementsysteme einzubauen und sollte eine große Wirkung haben.

 

TIPPS ZUR AUSWAHL UND NUTZUNG VON BEWERBERMANAGEMENTSYSTEMEN

1. Haben Sie einen sinnvoll strukturierten Recruitingprozess?

Kein Bewerbermanagementsystem kann das leisten, was Sie wollen, wenn Sie nicht wissen, was und wie Sie es wollen.

2. Hat das Bewerbermanagementsystem mind. 80 % der von Ihnen gewünschten Funktionen?

100 % sind unrealistisch. Zu große Anpassung birgt Gefahren. Können Sie die gewünschten Reports ziehen? Können sie es mit dem HRIS integrieren?
Dürfen Sie das auch ?

3. Hat der Anbieter andere Kunden in Ihrer Größe?

Stehen diese als Referenz oder für einen Austausch zur Verfügung? Lief die Implementierung reibungslos oder läuft der Betrieb ohne Probleme?

4. Wie ist die Vision des Anbieters?

Da Sie auch in Zukunft mit einem Marktführer arbeiten wollen, kann er das leisten?

5. Kooperation mit Ihrer IT-Abteilung bei Auswahl und Re-Assessment

Wer trifft die Entscheidungen in Ihrem Unternehmen? Sie als Fachabteilung oder die IT-Abteilung?

6. Hören Sie auf die Nutzer!

Käufer und tatsächliche Nutzer eines Bewerbermanagementsystems fallen oft auseinander. Nutzer- und Bedienerfreundlichkeit sind kritische Punkte beim Erfolg eines Bewerbermanagementsystems.

7. Change Management
Die Einführung von neuen Prozessen oder Systemen bedarf der extensiven Unterstützung durch ein effektives Change Management wenn es ein Erfolg werden soll.