XING und der Datenschutz im Recruiting
Xing hat zum Anlaß der DSGVO (Links und Muster dazu) im Mai 2018 einige Praxis-Fragen hinsichtlich der Nutzung der Xing Produkte einer externen rechtlichen Prüfung unterzogen.
Zur Nutzung des Xing Talentmanagers (XTM) finden Sie darin z.B. Antworten zu Fragen wie:- Wer ist für die Daten im XING TalentManager Account datenschutzrechtlich verantwortlich (der Datenverantwortliche)?
- Darf ein Unternehmen die Funktionen des XING TalentManager nutzen (z.B. Aufrufen, Weiterleiten und Teilen sowohl von Profilen als auch von Konversationen),ohne die jeweiligen Kandidaten zu informieren?
- Was ist im Hinblick darauf zu beachten, dass der Recruiter Konversationen nicht nur im XING-TalentManager, sondern auch in seinem eigenen XING-Account sehen kann?
- Ist es zulässig, dass der Administrator eines XING TalentManager Accounts alle Nachrichten sehen kann, die im XING TalentManager geschrieben oder bearbeitet worden sind, auch wenn diese nicht von den Team-Mitgliedern geteilt wurden?
- Ein Recruiter kann Profile von (Basic-)Nutzern anonym, d.h. ohne Benachrichtigung des Kandidaten ansehen. Hierbei kann der Recruiter die Daten sehen,die ihm speziell bzw. allen XING-Mitgliedern freigegeben sind. Ist dies datenschutzrechtlich in Ordnung?
- Dürfen Unternehmen Kandidaten auf XING im Hinblick auf eine offene Stelle ansprechen?
- Müssen kandidatenrelevante Inhalte nach einer gewissen Frist wieder gelöscht werden?
- Wie funktioniert die Auskunft und Löschung im XTM?
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Zur Nutzung des Xing Talentpoolmanagers (XTP) finden Sie darin z.B. Antworten zu Fragen wie:- Wer ist für die Daten im XTP datenschutzrechtlich verantwortlich?
- Ist die Aufnahme und die Verwaltung von XING-Mitgliedern im XTP gemäß der geltenden Datenschutzbestimmungen von XING aus dem sozialen Netzwerk XING für teilnehmende Unternehmen datenschutzrechtlich unbedenklich?
- Ist die Aufnahme und Verwaltung von Dritten (Nicht-XING-Mitglieder) in den XTP für teilnehmende Unternehmen datenschutzrechtlich unbedenklich?
- Ist die Aufnahme von Nicht- und XING-Mitgliedern über einen Abgleich von dem Unternehmen vorliegenden Kandidateninformationen für teilnehmende Unternehmen datenschutzrechtlich unbedenklich?
- Dürfen Nicht-XING-Mitglieder aus dem XTP heraus von Unternehmen zur Aufnahme in den XTP angesprochen werden?
- Dürfen Nicht-XING-Mitglieder aus dem XTP heraus von Unternehmen zur Aufnahme in den XTP angesprochen werden?
- Dürfen teilnehmende Unternehmen Dateien, die personenbezogene Daten enthalten (wie bspw. Lebensläufe,) im XTP speichern?
- Wie lange dürfen Daten und Dateien von Nicht- und XING-Mitgliedern im jeweiligen XTP-Account eines Unternehmens vorgehalten werden?
- Ist die Nutzung des XTPs, insbesondere der Upload von nicht-XING-Kandidaten, auch mit der DSGVO rechtens?
- Welche Pflichten habe ich als Unternehmen bei der Nutzung von XING E-Recruiting Produkten?
- Wie funktioniert die Auskunft und Löschung im XTP?
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Zur Nutzung des Xing Empfehlungsmanagers/Referral Managers (XRM) finden Sie darin z.B. diese Infos:
- Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten istschon durch die AGB von XING gedeckt, soweit es sich um Nutzer handelt, die bereits über eine XING-Mitgliedschaft verfügen. Insoweit gelten hier keine Besonderheiten.
- Für Nutzer mit einer XING-Mitgliedschaft ergeben sich die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten aus den Art. 6 Abs. 1 lit. a) und f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit den AGB der XING AG.
- Sofern XRM-Nutzer über keine XING-Mitgliedschaft verfügen, ergibt sich die Zulässigkeitder Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
- Mitarbeiter von Unternehmen, die über eine XING-Mitgliedschaft verfügen, werden automatisch dem jeweiligen XING-Unternehmensprofil hinzugefügt. Dies ist insoweit unproblematisch, weil es Teil des Dienstes von XING ist.
- Ferner werden in den Mitarbeiterlisten aber auch Mitarbeiter ohne XING-Profil aufgeführt. Auch dies ist insoweit rechtlich unproblematisch, da die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten gerade dazu dient, die Leistungen durch XRM zu erfüllen. Eine effektive Besetzung von offenen Stellen ist nur dann möglich, wenn die Mitarbeiter, die für eine Empfehlung einer offenen Stelle an einen Dritten in Betracht kommen, auch im System geführt werden. Das Unternehmen, das XRM nutzt, um offene Stellen effektiv zu besetzen, hat ein legitimes Interesse daran, seine Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste – unabhängig von einem XING-Profil – aufzulisten. Es ist insoweit auch kein entgegenstehendes Interesse des Mitarbeiters ohne XING-Profil erkennbar. Die Datenverarbeitung kann insoweit auf die datenschutzrechtliche Möglichkeit der „Interessenabwägung“ gestützt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
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